Bij toetsen op afstand is surveillance onze grootste uitdaging

Voor Bas Roosen, directeur van de Amsterdamse vestiging van particuliere school Winford, waren de drie eerste weken van de schoolsluiting de meest hectische op zijn school ooit. Hoewel het afblazen van de Centrale Eindexamens als een verrassing kwam, zijn ze nu al bijna klaar om schoolexamens op afstand te gaan afnemen. “Het is een race tegen de klok, maar ontzettend gaaf dat we zoveel voor elkaar krijgen in korte tijd”.

Race tegen de klok

“Het is een drukke periode waarin ik lange werkdagen maak. Met honderdvijftig leerlingen is de Amsterdamse vestiging de grootste van de acht Winford-vestigingen voor particulier onderwijs. In totaal hebben we 650 leerlingen, waarvan 150 examenkandidaten. Je kunt bij ons zowel centraal examen doen als staatsexamen.

Met de schoolsluiting hadden we rekening gehouden…

Toen het coronavirus in Italië om zich heen greep, hield ik al rekening met het scenario dat dit in Nederland ook zo heftig zou worden. En dus ook met een eventuele schoolsluiting. We hebben toen al met ons managementteam gebrainstormd over

hoe gaan we lesgeven op afstand, als de school moet sluiten?

We zijn klein en slagvaardig als school. We hebben meteen een taskforce opgericht en MS Teams geactiveerd.

Ik ben op zondag nog de stad in geweest op zoek naar webcams, net als een paar collega’s van me. Maar die waren overal uitverkocht.

Op de eerste dag van de schoolsluiting zou onze toetsweek starten. Die hebben we een week uitgesteld. Woensdag 18 maart gingen we van start met lesgeven op afstand volgens ons nieuwe rooster.

… maar het afgelasten van de eindexamens was een verrassing

We waren net gestart met toetsweek-poging-twee toen bekend werd dat de centrale eindexamens dit jaar niet doorgaan. Op dat moment hebben we besloten ook deze toetsweek te staken.

We wilden leerlingen wel de kans geven zich op hun eindtoets voor te bereiden.

Natuurlijk was het voor onze leerlingen heel vervelend dat de toetsweek wéér niet doorging. Onze algemeen directeur hakte daarna de knoop door: we gaan toetsen afnemen op afstand. Sowieso is dat de meest veilige optie voor een ieders gezondheid.

Daarnaast willen we geen risico nemen dat we de toetsweek voor de derde keer moeten staken.

Toetsen afnemen op afstand is een uitdaging an sich

Voor de schoolsluiting was ik me aan het oriënteren op werken met digitale leeromgeving Learnbeat. Onze docent natuurkunde draaide hier zelfs al een pilot mee. Samen met twee collega’s die directeur zijn op andere Winford-vestigingen, trek ik de kar van dit project. Toen de knoop doorgehakt werd over toetsen op afstand heb ik zelf meteen een toets in Learnbeat gezet. Met een paar collega’s besloten we: we gaan het gewoon zo doen. Het plan is dat we voor Pasen al één of twee oefentoetsen op afstand afnemen in Learnbeat.

Het klaarzetten van de toetsen in Learnbeat

Ik heb een Learnbeat-webinar gevolgd om wat beter te begrijpen hoe je een toets klaarzet. Ook heeft Barbara van Learnbeat mij mogelijkheden van vraagsoorten uitgelegd.

In Learnbeat zijn verschillende vraagvormen mogelijk; niet alleen multiple choice maar bijvoorbeeld ook gatentekst invullen.

Dat heeft me wel geholpen om na te denken over de uniformiteit en welke keuzes we maken bij wat voor soort vraag.

Via een partij waar wij surveillanten inhuren heb ik nu zes externe toetsbouwers ingehuurd. Zij zetten voor ons de toetsen, afkomstig van onze centrale toetsdatabank, digitaal in Learnbeat.

Onze aanpak voor toetsen op afstand: online in Learnbeat

We gaan voor alle talen en de vakken biologie, geschiedenis, tekenen en maatschappijwetenschappen de toetsen in Learnbeat afnemen. Op afstand dus. De teksten voor de tekstinterpretaties mailen we als losse pdf. Die moeten de leerlingen dan uitprinten voor de webcam.

Veiligheid en toezicht stelt eisen aan devices

Bepaalde devices en software zijn onmisbaar om goed toezicht te houden op afstand.

Geen iPads en Chromebooks

We zijn op dit moment aan het inventariseren welke devices leerlingen zelf tot hun beschikking hebben. Op iPads en Chromebooks mogen zij hun toets niet maken. Dat kan alleen op een Macbook, of een laptop of PC waar Windows op draait. Ook moeten er adminrechten op zitten.

Webcams

Ik eis van leerlingen dat ze de toets voor de webcam maken, met audio en video aan. Tijdens de toets monitort één surveillant vier leerlingen via de camera. Wil een leerling niet voor de webcam zitten? Dan moet diegene op school de toets onder toezicht komen maken.

Telefoons

Op school moeten leerlingen hun telefoon inleveren vóór de toets begint. Thuis kan dat niet, dus moeten ze die schuin achter zich zetten tijdens de toets.

Spiekbriefjescontrole

Ook moeten leerlingen voordat de toets begint de ruimte laten zien waarin zij de toets maken; om te laten zien dat daar geen spiekbriefjes hangen.

Op school kun je de WC’s nog van tevoren controleren op spiekbriefjes. 
Maar wat doe je als leerlingen thuis naar de WC moet tijdens een toets? Daar hebben ze wel recht op.

Desktop monitoring software

Als we van een afstand toch het gehele plaatje in de gaten kunnen houden, is dat het beste.

Ik ben nog op zoek naar software waarmee ik op afstand alle desktops zie.

Een betaalbare optie heb ik op dit moment nog niet gevonden. Ik vrees dat het zonder zo’n tool toch nog zou kunnen gebeuren dat er in een andere tab een spiekbriefje klaarstaat. De Safe Exam Browser kunnen wij helaas niet gebruiken in combinatie met het aanzetten van iedereens camera in Teams (red: dit kan wel als in Teams alleen de microfoons aan staan en niet de camera’s).

Ouders hebben ook een verantwoordelijkheid

Met het op afstand afnemen van deze afsluitende toetsen, doen we ook een beroep op de ouders. Wij laten hen van tevoren een verklaring tekenen dat zij thuis aanwezig zijn op het moment dat de toets plaatsvindt.

In die verklaring staat dat als er onregelmatigheden plaatsvinden tijdens de toets, we genoodzaakt zijn die uit te leggen in het nadeel van hun kind.

Als bijvoorbeeld de webcam uitvalt en de leerling neemt vervolgens niet direct zijn telefoon op, dan heeft diegene een probleem. Dat moet van tevoren heel duidelijk zijn.

De uitdagingen van toetsen op afstand

Het is een compleet nieuwe manier van toetsen, dus we hebben in korte tijd veel uit te zoeken. En we hebben met de ouders te maken.

Ouders
Natuurlijk willen we voorkomen dat ouders toch gaan helpen met het maken van opdrachten of toetsen. We maken gekkere dingen mee in deze periode hoor. Van de week keek er een ouder mee vanuit huis bij een les. Dat is prima, ook als ouders feedback willen geven op die les. Maar van de week onderbrak een meekijkende ouder de les. Dat is natuurlijk niet de bedoeling, feedback geven kan beter na afloop.

Administratief
Het afgelasten van de centrale examens brengt voor ons, behalve dat we een nieuwe manier van toetsen moeten uitvinden, ook veel administratieve rompslomp met zich mee. Ons Examenreglement moet worden aangepast aan deze situatie. Daarnaast moet voor elk vak het programma van toetsing en afsluiting (PTA) worden aangepast. Voordat het schooljaar begint staat dat al vast, maar nu moet dit dus ook worden herzien omdat een deel van de toetsen op een andere manier ingestoken zal worden. Namelijk online in Learnbeat of schriftelijk online.

What-if Scenarios
We zitten nog steeds met wat dingen die ‘misschien gaan gebeuren’ tijdens een toets. Wat doe je bijvoorbeeld als iemand zijn pdf met teksten voor de tekstinterpretatie niet geprint krijgt? Wat doen je als één van de vier leerlingen per één surveillant langzamer is dan de andere drie? Moeten die dan wachten op die ene? Of kunnen zij alvast starten? Wat doen we als iemands wifi instabiel is of wegvalt?

We gaan snel proeftoetsen afnemen, dat moet een aantal onzekerheden wegnemen. En misschien lopen we dan juist weer tegen hele andere problemen aan.

Waarschijnlijk gaan we volgend jaar verder met Learnbeat

Het is gaaf dat we in korte tijd zoveel voor elkaar krijgen.

Ik ben positief verrast over hoe goed docenten het digitale lesgeven oppikken.

Van sommigen had ik dat niet verwacht, maar ook hen gaat lesgeven op deze manier heel goed af.

Door deze ervaring denk ik dat de kans wel groot is dat we volgend jaar voor een aantal vakken wel met Learnbeat gaan werken.”

Heeft het verhaal van Winford jouw interesse gewekt in toetsen op afstand met Learnbeat? Vraag nu je proefaccount aan en bekijk zelf of Learnbeat iets voor jou is.

Ook ná de schoolsluiting gratis werken met Learnbeat

Rond dit schooljaar af met Learnbeat, gratis of tegen gereduceerd tarief.